Comment rédiger votre mail de prospection pour un premier contact ? (Étape par Étape)

Nombreux sont les commerciaux qui envoient chaque jour des emails de premier contact à leurs prospects sans jamais recevoir de réponses… Comme je ne fais pas exception, je me suis demandé : comment rédiger un mail de prospection commerciale qui marque ?

Pour faire mouche, ce mail de prospection doit :

  • Proposer un titre qui donne envie d’ouvrir l’email
  • Démarrer avec une accroche qui capte tout de suite l’attention
  • Être personnalisé à votre interlocuteur
  • Contenir de la valeur pour votre cible
  • Être relancé de manière intelligente
  • être adressée aux bonnes personnes

À cause du faible taux de retour sur les emails de prospection et leur tendance à transformer les prospects en fantômes… On peut penser que l’email de prospection est un outil inefficace.

C’est complètement faux.

Souvent sous-estimé, l’email de prospection commerciale est en réalité une arme redoutable pour vous créer des opportunités.

Dès que j’ai commencé à mieux travailler la rédaction de mes emails de premier contact, la différence s’est tout de suite fait ressentir sur mon taux d’ouverture et de réponse.

Et qui dit plus de taux d’ouverture :

  • + d’interactions avec votre client
  • Encore + de propositions envoyées
  • Et donc + de revenus

L’équation est simple. 

Consacrez quelques minutes à apprendre comment rédiger des emails de prospection professionnels et engageants, et votre travail commercial deviendra plus agréable pour vous et pour vos prospects ! 

Dans cet article, vous allez découvrir un guide pas à pas pour transformer votre boite email en une véritable machine à générer du chiffre d’affaires.

À la fin de la lecture, je vous propose en complément une vidéo récapitulative des 5 erreurs à éviter pour votre mail de prospection.

Étape 1 : La recherche d’informations, une étape incontournable 

Rédiger un mail de prospection pour un premier contact

En réalisant des recherches avant l’envoi, vous aurez de fortes chances de trouver un à plusieurs éléments d’accroche engageants pour votre prospect.

Essayez de ne pas dépasser 5 minutes à scanner le profil LinkedIn du contact.

Les informations pertinentes sont l’actualité, les événements récents de la page entreprise ou autre communication relatifs à l’industrie où il opère.

L’objectif est d’obtenir de la matière pour faire la différence lors de votre prise de contact avec un nouveau client. 

Évitez de tomber dans le piège de la procrastination en faisant de la recherche sur internet. C’est très facile de se retrouver à consulter tout et n’importe quoi au lieu de prospecter.

Cet effort de personnalisation fait toute la différence entre un email qui marque et un email générique qui passe à la trappe.

Étape 2 : Rédigez un objet d’email engageant

Rédiger un mail de prospection pour un premier contact

Même si Shakespeare prenait possession de votre âme au moment de la rédaction de votre email, personne ne pourra découvrir la qualité de votre email, si son titre donne envie de cliquer sur le bouton archiver.

Votre email de prospection et en particulier, si vous souhaitez réussir votre première prise de contact doit tout de suite susciter l’intérêt de votre cible et ne lui donner qu’une envie : 

Consulter votre message.

Exemple d’objet de mail de prospection

Projet XYZ  

5 idées pour marketer le projet XYZ

Marquer votre audience ?

Générer des leads avec X ?

La meilleure interaction client ? (25% de taux d’ouverture)

Voici 6 bonnes pratiques pour rédiger des objets d’email professionnels et engageants.

  • Évitez de mettre le nom de votre entreprise dans l’objet. 
  • Personnalisez en indiquant le prénom/nom de la personne
  • Ne dépassez pas 7-8 mots
  • Ne vous présentez pas comme une solution miracle
  • Restez honnête et empathique
  • Ne soyez ni trop formel ni trop familier

Étape 3 : Soignez l’accroche de votre mail de prise de contact commercial

Rédiger un mail de prospection pour un premier contact

Souvent, ce qui se passe c’est que vous présentez votre rôle et votre entreprise avant de parler de vos solutions et de leurs avantages…

Sache que votre prospect reçoit de nombreux messages similaires chaque jour où on le sollicite :

C’est souvent du réchauffé et déjà vu.

Pour faire la différence, votre message doit être centré sur votre client et ses problématiques et non sur vous-même.

En fait, vous ne devez pas aller vers lui, mais l’amener à venir vers vous…

D’accord, mais comment faire cela et éviter de provoquer ce qui arrive à ce brave monsieur dans l’image ?

Posez-vous ces deux questions :

  • Pourquoi devrait-il prendre de son temps pour lire votre email ?
  • Qu’est-ce qui dans votre email lui donnerait envie de vous répondre ?

Les meilleurs emails de prospection démontrent à votre cible que vous avez réalisé un effort de recherche.

Ils vous positionnent tout de suite comme un expert.

Exemple de 1er mail de prospection avec une mauvaise accroche :

« Nous sommes une entreprise qui opère dans le blabla et nos solutions sont xyz… » Nous, nous, non et non…

Vous n’envoyez pas cet email pour raconter votre vie.

S’il veut en savoir plus sur votre entreprise et sa spécialité, il peut consulter la présentation PDF que vous incluez en pièce jointe.

Exemple de mail de prise de contact commercial :

Bonjour, M. Prospect, j’espère que vous allez bien.

J’ai noté via votre dernier post sur LinkedIn que vous étiez actuellement en train de finaliser le projet WW.

Je prends l’initiative de vous partager ce “contenu pertinent” qui explique comment nous avons aidé “Nom de l’entreprise concurrente” à atteindre “l’objectif du prospect

Seriez-vous disponible pour un échange de vive voix sur la manière dont nous pourrions vous aider à atteindre cet objectif ?

Voici un lien vers mon calendrier pour choisir le créneau d’un appel

Bonne journée !

Signature

Ici cet exemple est très général, mais l’idée est là : le message est centré sur l’activité récente du client et propose une valeur avant la vente.

Vous en conviendrez, c’est bien plus efficace que de dérouler votre panel de solutions. 

Imaginez que vous êtes au restaurant… Préférez-vous le serveur qui vous récite le menu ou celui qui sympathise avec vous et vous oriente et recommande un plat en fonction de votre contexte/humeur ?

On est d’accord…

Il est essentiel de créer une relation de confiance avec votre prospect pour qu’il ait envie de collaborer avec vous.

En effet, votre accroche démontre votre intérêt sur un sujet qui le concerne…

L’idée est de briser la glace avec lui grâce à une prise de contact hautement qualitative et inspirée de la méthode AIDA.

Assurez-vous également de corriger vos emails, car une faute d’orthographe peut potentiellement vous discréditer. Personnellement, j’utilise MerciApp qui m’a souvent évité un énorme “OUPS”.

Corrigez vos mails de prospection avec MerciApp Corrigez vos mails de prospection avec MerciApp
Améliorez votre image professionnelle avec MerciApp, le correcteur orthographique qui vous garantit des mails de prospection de qualité..

Étape 4 : Personnalisez au maximum

Rédiger un mail de prospection pour un premier contact

Évitez d’adopter la stratégie du filet de pêche. Elle ne fonctionne que rarement… Ni pour les gros poissons ni les petits.

Vous l’aurez compris, votre client potentiel doit, lorsqu’il lit, votre email ressentir qu’il n’est pas juste une cible aléatoire parmi d’autres.

Éviter de faire des emails longs, cela rendra service à tout le monde…

Une fois l’accroche engageante rédigée, positionnez votre proposition de valeur avant la vente par le biais d’un contenu éducatif et ludique sur votre solution en cas de premier contact.

L’objectif est de montrer à votre prospect que vous êtes un expert et qu’il a tout intérêt à entrer en contact avec vous

Si le prospect est qualifié, vous pouvez directement l’inviter à l’étape suivante de votre processus de vente : une démonstration, un premier rendez-vous client, un échange téléphonique…

Prenez à chaque fois du recul avant d’appuyer sur le bouton envoyer.

Relisez-vous et répondez objectivement à cette question :

Si j’étais ce prospect, est-ce que j’aurais envie de répondre à cet email de premier contact ?

Croyez-moi, si votre prospect ne sent pas un minimum d’effort de recherche et de personnalisation, il ne se donnera pas la peine d’en savoir plus ou de vous répondre. 

Étape 5 : N’oubliez surtout pas d’inclure un appel à action

Rédiger un mail de prospection pour un premier contact

Vous voyez ?

Ceci est une conversation même si je suis en train d’écrire et que vous êtes en train de lire…

Je capte votre attention en vous interpelant avec des questions, vous comprenez ?

Bon, ne soyez pas aussi abrupt que je le suis dans cet article.

Il faut simplement comprendre que jamais, mais au grand jamais, il ne faut envoyer un email de prospection sans poser une question directe qui appelle votre interlocuteur à passer à l’action.

S’il n’y a pas de question, votre prospect n’a théoriquement aucune raison de vous répondre.

Vous envoyez juste de l’information… Il va juste lire votre mail de prospection (si vous êtes chanceux) et passer à autre chose.

Vous ne l’invitez pas à réaliser une action concrète.

Exemple de question pour votre mail de prospection

« Êtes-vous disponible la semaine prochaine sur un de ces 3 créneaux pour un rendez-vous ? »

« Pouvez-vous libérer 20 minutes de votre calendrier pour cette démonstration ? »

« En avez-vous discuté avec votre équipe ? »

« Pouvons-nous organiser une réunion à X dates ? »

En effet, ces questions vous permettront d’accroître votre taux de réponse sur votre mail de prise de contact. 

Étape 6 :Utilisez les bons outils de suivi digital

Rédiger un mail de prospection pour un premier contact

Utilisez-vous un CRM ? Vous aurez nécessairement besoin d’un outil de ce type pour deux raisons :

  • Prévoir le suivi adéquat (indispensable) afin d’organiser des rappels en cas de non-réponse…
  • Automatiser votre prise de contact par email créant des modèles

Alternativement, vous pouvez également utiliser une solution 100% orientée prospection comme noCRM.io pour gérer les différentes opportunités de votre pipeline de vente.

Un logiciel 100% prospection commerciale Un logiciel 100% prospection commerciale

Pensé pour les équipes de vente, noCRM permet de gagner plus de deals ... plus vite.


De cette manière, vos relances par email seront plus efficaces

Étape 7 : Organiser une série de relance percutante à votre prise de contact

Rédiger un mail de prospection pour un premier contact

Idéalement la rédaction de votre 1er mail de prospection doit s’intégrer dans une séquence de mails de relance semi-automatisée.

Ne livez donc pas tout dès le premier mail, et pensez à votre plan de prospection.

L’idée est de rester synthétique, pertinent et de susciter la curiosité de votre interlocuteur

Gardez en tête que cela peut également être fait par téléphone.

Vous pourrez utiliser l’envoi de votre email de prospection comme prétexte lors de votre appel de prospection téléphonique.

Au bout de 7-8 relances par mail correctement espacées et planifiées, vous pourrez alors considérer que votre prospect n’est pas intéressé à ce stade.

À ce moment-là, prévoyez de revenir vers lui pour une nouvelle tentative au prochain trimestre. (Ne lachez pas l’affaire tant que vous n’avez pas obtenu un non ferme)

Bonus : l’importance d’une liste de prospection qualitative

Même si votre email est parfaitement rédigé, il ne vaudra rien si vous ne l’envoyez pas une liste de prospection qualifiée.

Indispensable à l’efficacité de votre prospection par mail, votre ciblage doit absolument être qualitatif.

Avec LinkedIn, la presse, les actualités, vous pouvez obtenir un certain nombre d’informations clés pour votre ciblage.

5 étapes à suivre :

  • Listez les concurrents directs de vos meilleurs clients
  • Choisissez le secteur d’activité le plus porteur
  • Comprenez le contexte en effectuant des recherches sur vos cibles
  • Utilisez LinkedIn pour trouver la meilleure personne : pouvoir décisionnel et pertinence
  • Trouvez le numéro de téléphone et l’email à utiliser pour votre prospection

Il existe de nombreuses solutions sur le marché pour obtenir les coordonnées de vos prospects. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter mon article dédié à la création de fichier de prospection.

FAQ

Quand envoyer un mail de prospection ?

Il n’existe pas de règle précise sur le moment idéal où il est pertinent d’envoyer un e-mail de prospection, cela dépend de votre secteur d’activité et de vos prospects.

Cependant, voici quelques points à considérer pour déterminer le meilleur moment pour envoyer un e-mail de prospection BtoB:

  • Envoyer des e-mails de prospection en dehors des heures de bureau peut éventuellement augmenter les chances que les destinataires les lisent et y répondent
  • Éviter d’envoyer des e-mails de prospection juste avant ou juste après des événements importants (comme les vacances d’été ou les vacances d’hiver)
  • Éviter d’envoyer des e-mails de prospection lorsque vous savez que vos prospects sont occupés avec des échéances importantes ou des projets en cours
  • En fonction de votre secteur d’activité, il peut être pertinent d’envoyer des e-mails de prospection en fonction des cycles d’achat de vos prospects (par exemple, pour les entreprises qui vendent des produits saisonniers, il peut être pertinent d’envoyer des e-mails de prospection en début de saison)

Il est donc important d’étudier vos prospects et de connaître leur rythme de vie et de travail pour identifier le moment idéal pour les contacter au moment.

Comment attirer l’attention d’un prospect par email (la checklist)

  • Pour attirer l’attention d’un client par mail, commencez par une accroche percutante dans l’objet de votre email.
  • Utilisez un ton personnalisé et engageant.
  • Faites ressortir les avantages de votre produit ou service et comment il peut résoudre les problèmes de votre client.
  • Utilisez des images et des vidéos pour rendre votre message plus visuellement attrayant.
  • Faites un appel à l’action clair pour inciter le client à agir.
  • N’oubliez pas de suivre les statistiques d’ouverture de vos emails pour optimiser vos futurs envois.

Vidéo récapitulative des 5 erreurs à éviter pour votre mail de prospection

Vous pouvez m’envoyer vos emails de prospection directement dans la partie contact du site. Je serais ravi de les étudier avec vous.

Auteur et fondateur du blog BuzznessInfo.com, j'écris pour près de 40 000 lecteurs chaque mois, afin de les aider à découvrir comment utiliser l'IA pour automatiser leur croissance et prospérer dans un monde en constante disruption.