4 habitudes à prendre pour organiser votre travail quotidien

Pour propulser votre entreprise vers le succès, la maîtrise de l’organisation quotidienne de votre travail devient une nécessité incontournable. Sans cela, les objectifs ambitieux que vous vous êtes fixés risquent de demeurer de simples rêves.

Pour organiser efficacement son travail au quotidien, il faut:

  • Prendre l’habitude d’écrire
  • Ritualiser son organisation quotidienne
  • Gérer son espace de travail de manière efficace
  • Apprendre à refuser certaines choses

“Les transformations majeures prennent racine dans les ajustements quotidiens”

À chaque jour sa dose de distractions : un appel téléphonique inattendu, un déluge d’e-mails, une avalanche de notifications. Ces interruptions, bien que mineures en apparence, fragmentent notre concentration et diluent notre focus sur les initiatives cruciales.

Elles nous détournent inexorablement de nos aspirations les plus profondes.

Pourtant, le temps ne manque pas. Chacun dispose des mêmes vingt-quatre heures quotidiennes, offertes sans distinction par le lever et le coucher du soleil. La quête ne réside donc pas dans une course effrénée après le temps, mais plutôt dans l’art d’orchestrer des actions quotidiennes à fort impact.

Nous avons tous 24 heures et et le soleil se lève et se couche chaque jour pour tout le monde. Il ne s’agit donc pas à essayer de courir pour avoir plus de temps mais simplement d’apprendre à mener des actions quotidiennes qui ont plus d’impact.

Curieux d’en savoir plus ? Poursuivez votre lecture, car je m’apprête à partager quatre conseils pratiques et transformateurs pour révolutionner votre organisation quotidienne et optimiser votre gestion du temps.

Prêt?

Habitude #1 – Capturer vos idées dans un journal

“Ceux qui tiennent un journal vivent deux fois” Auteur inconnu

De nombreux entrepreneurs et visionnaires tels Albert Einstein, Marie Curie, ou Léonard de vinci tenait un journal de travail. Ces figures emblématiques utilisaient leurs journaux non seulement comme des dépôts d’idées mais aussi comme des outils pour peaufiner leur pensée et leur travail.

journal de léonard de vinci

Personnellement, j’ai opté pour une dualité qui sépare mes sphères personnelle et professionnelle : un journal papier pour mes réflexions personnelles et l’outil Notion pour tout ce qui concerne le professionnel. Cette approche me permet de maintenir une clarté d’esprit et une organisation sans faille entre mes ambitions personnelles et mes obligations professionnelles.

L’acte d’écrire est plus qu’une simple méthode d’enregistrement. Il est un processus actif de tri, d’analyse, et de priorisation qui vous aide à :

  • Capturer les éléments cruciaux de votre journée (comme les notes de réunions, les éclairs d’inspiration, et les plans de projet).
  • Structurer les étapes nécessaires pour avancer (telles que le démarchage de nouveaux clients ou le développement de nouveaux produits).
  • Fixer des échéances réalistes pour l’accomplissement de ces tâches.

Commencer chaque journée par la définition de 3 objectifs réalisables offre une direction claire et mesurable pour vos efforts quotidiens.

D’après Sciences et Vie, l’esprit humain génère jusqu’à 6 200 pensées par jour, un volume stupéfiant qui, sans gestion, peut conduire à la dispersion et à la procrastination. La tenue d’un journal émerge donc non seulement comme une pratique bénéfique mais comme une nécessité absolue pour quiconque cherche à canaliser ce flot incessant d’informations et d’idées.

Depuis que j’ai intégré la tenue de journal dans ma routine il y a deux ans, les bénéfices ont été remarquables. Bien que ma régularité à écrire puisse connaître des hauts et des bas, les avancées que j’ai pu réaliser dans mon organisation et ma productivité parlent d’elles-mêmes.

Tenir un journal digitalisé

Dans ma pratique personnelle, j’ai adopté une approche minimaliste et efficace en utilisant deux outils numériques clés : Notion pour l’organisation de mes connaissances et TickTick pour la planification de mes tâches. Notion sert de base centralisée où je consigne et structure toutes mes idées, recherches, et références. C’est mon espace numérique pour tout ce qui concerne la gestion de l’information et le stockage des connaissances, me permettant de créer un écosystème d’idées interconnectées.

TickTick, de son côté, agit comme mon assistant de planification, où chaque tâche, rendez-vous, et objectif est méticuleusement inscrit dans un calendrier. Cette application me permet non seulement de visualiser ma journée, ma semaine, ou mon mois à un haut niveau mais aussi d’intégrer des rappels et des priorités pour chaque tâche, assurant ainsi que rien n’est oublié.

En combinant ces deux outils, je parviens à une synergie parfaite entre la gestion des connaissances et la planification des tâches, rendant mon quotidien à la fois plus organisé et productif.

Habitude #2 – Organiser votre espace de travail

“Organiser ce n’est pas mettre de l’ordre, c’est donner de la vie”

À quoi ressemble votre bureau ?

Commencons par les basiques: votre siège, votre bloc-notes et les espaces de rangement. Etes-vous correctement équipé ?

Dressez une liste des améliorations nécessaires peut être le premier pas vers un environnement de travail optimisé. L’ajout d’un second écran peut, par exemple, considérablement augmenter votre efficacité.

Si vous vous retrouvez dans le désordre, je vous laisse imaginer comment vous pourrez améliorer votre productivité au quotidien dans une espace organisé et épuré.

Maintenir un espace de travail épuré

bureau organisé

Il faut apprendre à se débarasser de ce qui ne sert à rien.

Si vous ne voulez pas vous séparer de certaines choses car on ne sait jamais quand on peut en avoir besoin. Créez un carton ou achetez un box dans lequel vous allez mettre toute ces choses qui polluent votre espace de travail car “on ne sait jamais”.

Vous pouvez appeler cette espace de rangement le “on ne sait jamais”.

Pour être plus efficace et plus organisé dans votre travail au quotidien, je vous recommande de sacraliser une dizaine de minutes par jour en fin de journée pour réorganiser et trier votre bureau (sur ordinateur) et physique.

Cette routine non seulement prépare votre espace pour le lendemain mais engage également votre cerveau dans une activité analytique bénéfique avant le repos nocturne. La science suggère que nous sommes plus enclins à l’analyse le soir et à la créativité le matin.

Gardez en tête que si vous ne le faites pas, les choses vont s’accumuler et vous perdrez encore plus de temps le lendemain matin à chercher ce maudit post-it.

Habitude #3 Faire le point quotidiennement

L’instauration d’un rituel de réflexion bi-quotidien, au début et à la fin de chaque journée, se révèle être une stratégie puissante pour maximiser l’impact de votre journal sur votre efficacité.

En dédiant juste une dizaine de minutes à cette pratique à chaque extrémité de votre journée, vous vous donnez l’opportunité de calibrer et recalibrer vos actions en fonction de vos aspirations les plus profondes, tant sur le plan personnel que professionnel.

Cela vous permettra de prendre le recul nécéssaire afin de mettre votre quotidien en cohérence avec vos objectifs personnels et professionnels.

Cette habitude est cruciale…

Si vous ne le faites pas, vous risquez de toujours avoir l’impression d’être submergé de taches en retard.

N’écoutez pas cette voix qui vous dit que vous n’avez pas le temps de vous organiser. Croyez-moi, elle ne vous rend pas service.

La vérité est que ces brefs instants de planification et de réflexion peuvent transformer radicalement votre productivité, vous propulsant vers des niveaux d’efficacité que vous n’auriez jamais crus possibles.

La régle de deux fois 10 minutes

Consacrez 10 minutes le matin pour établir les priorités de la journée et 10 minutes le soir pour réfléchir aux accomplissements de la journée et aux ajustements nécessaires pour le lendemain. Cette méthode a le potentiel de décupler votre efficacité quotidienne.

L’entrepreneuriat peut être vécu comme une véritable course contre la montre. Si vous n’apprenez pas à ritualiser votre organisation, vous risquez de trop vivre dans la réaction chaque jour.

Le matin vous êtes plus créatif et plus frais. Le meilleur moyen pour démarrer son travail et d’écrire dans son journal. Vous pourrez exprimer vos idées, vos objectifs à long terme pour vous motiver et démarrer votre journée du bon pied.

Le soir, vous êtes plus analytique. Prenez le temps de décompresser en récapitulant les événements de la journée dans votre journal. Cette pratique ne vide pas seulement votre esprit avant le repos, mais elle engage également votre subconscient dans la recherche de solutions aux défis rencontrés, améliorant ainsi votre capacité de résolution de problèmes même pendant votre sommeil.

Les spécialistes affirment qu’écrire permet de travailler sa mémoire et de se rappeler plus facilement des choses. L’écriture renforce également la capacité de concentration et la créativité.

Vous pourrez ainsi prendre de meilleures décisions pour organiser votre travail au quotidien et choisir vos priorités.

Pour aller plus loin, je vous invite à consulter cet article pour apprendre à planifier votre semaine, avec un exemple concrêt.

Habitude #4 Apprendre à refuser et à prioriser

« Dire non : une nécessité pour préserver votre temps »

Quand je parle de refuser certaines choses, il faut comprendre qu’il peut s’agir d’interruption extérieures venant de personnes mais également de vous même.

Plus vous dites oui à un appel, un email, une personne ou une activité moins vous aurez de temps pour vous consacrer à ce que vous souhaitez faire. Et si vous m’avez lu jusqu’ici, je pense que ce que vous accordez de la valeur à ce que vous décidez chaque jour.

Il faut donc apprendre à dire non pour pouvoir être plus efficace au quotidien.

Si vous ne le faites pas, les gens ne donneront pas plus d’importance à votre temps que ça car vous même vous ne lui en donnez pas.

Attention, cela ne veut pas dire que si il y a une véritable urgence vous devez resté dans votre coin à poursuivre vos activité. Mais lorsqu’un imprévu ou une tache apparait posez vous les questions de la matrice d’Eisenhower

  • Important et urgent : à faire immédiatement.
  • Important mais pas urgent : à planifier.
  • Pas important mais urgent : à déléguer ou à éviter.
  • Ni important ni urgent : à éliminer de votre liste.

Tacklez les défis en premier

Beaucoup tombent dans le piège de s’attaquer aux tâches faciles et rapides, reportant les plus importantes et plus complexes. Cette approche, bien qu’intuitivement satisfaisante à court terme, mène souvent à l’anxiété et au stress, en plus de retarder le progrès sur des projets significatifs. En revanche, en abordant les tâches les plus ardues en premier, vous ressentirez une satisfaction profonde et un élan positif pour surmonter les défis suivants avec une plus grande aisance.

En intégrant ces pratiques dans votre quotidien, vous créez une barrière protectrice autour de votre temps et de votre bien-être, vous assurant ainsi que votre vie professionnelle reste bien délimitée et ne déborde pas sur votre sphère personnelle.

Othmane Bennis
Auteur et fondateur du blog BuzznessInfo.com, j'écris pour près de 40 000 lecteurs chaque mois, afin de les aider à découvrir comment utiliser l'IA pour automatiser leur croissance et prospérer dans un monde en constante disruption.