Comment faire un diagramme de Gantt efficace : les étapes clés

Vous souhaitez faire un diagramme de Gantt qui vous permettrait de gérer efficacement votre projet ?

Dans cet article, nous vous présentons un guide complet qui apportera les réponses à vos questions.

Prisé des chefs de projets, le diagramme de Gantt est une représentation opérationnelle et visuelle de votre projet.

Il vous permet de lever les incertitudes liées à la faisabilité des opérations.

Il va mettre en évidence différentes facettes du projet : 

• La date de livraison effective ;
• La charge de travail sur votre équipe ;
• Les risques de dysfonctionnement ;
• Le coût des ressources à mobiliser.

C’est en 1910 que Henry Gantt a conçu cet outil de planification et de représentation graphique des tâches d’un projet.

Son objectif ?

Faciliter la gestion et la réalisation d’un projet.

Voici les étapes à suivre pour concevoir votre propre diagramme Gantt.

Étape 1 : Définir le projet et son périmètre 

Bien connaître votre projet est un prérequis, notamment si celui-ci fait partie d’un projet plus général, vous devez savoir où commence et s’arrête chaque action.

Le périmètre d’un projet, c’est tout ce qui est inclus et exclu dans celui-ci.

Il s’agit des objectifs, des livrables, des tâches, des ressources et des contraintes.

Il vous permettra de voir les tâches sous forme de barres, les jalons pour les étapes clés et les liens pour les dépendances entre les tâches. N’oubliez pas d’ajouter les dates de début et de fin prévues ainsi que les ressources assignées à chaque tâche. C’est comme ça que vous pourrez visualiser facilement l’avancée de votre projet.

C’est en réunissant votre équipe que vous pourrez exhaustivement décrire le projet et préparer les étapes suivantes :

• Quels sont les objectifs ?
• Quelles sont les livrables ?
• Quels sont les tâches et les impératifs de délais de réalisation ?
• Quelles sont les ressources disponibles pour ce projet ?
• Quels risques et les contraintes qui pèsent sur la réalisation du projet ?

Partez sur une définition assez synthétique des éléments et caractéristiques, vous pourrez approfondir par la suite en déclinant les actions.

Posez aussi des jalons décisifs. Par exemple, si vous prévoyez le lancement d’une opération pour la fin de l’année et que vous constatez que certaines actions ne sont pas réalisées un mois avant Noël, il faudra décider du maintien du projet avec, éventuellement un renforcement des moyens, ou son abandon.

A partir de cette analyse, vous allez maintenant dresser la liste des opérations nécessaires, voici un exemple :

Le mieux est d’utiliser un tableau comme notre template Gantt sur Googlesheet par exemple.

Étape 2 : Définir les actions

À cette étape, vous allez devoir traduire les axes définis précédemment en actions, tâches, activités ou missions.

Cette étape est importante, les actions exercent une influence les unes sur les autres, en termes de timing, mais aussi de design des projets.

Une action oubliée va devoir s’ajouter au diagramme, venir retarder le délai global et peut-être vous obliger à réviser la teneur du projet : projet différent, simplifié ou modifié.

Les chargés de projets ont l’habitude de lister d’abord une série de tâches principales puis des sous-tâches rattachées.

A ce stade, pour chaque action, le niveau de détail varie selon le niveau d’autonomie et d’expérience de votre équipe. Par exemple, si votre projet est un événement avec un accueil participants, les plus expérimentés traduiront automatiquement l’action par des hôtesses, des badges, un émargement et un service de vestiaire.

Articuler les actions avec pertinence

Cette étape est cruciale et le diagramme de Gantt joue un rôle central. Prises individuellement, les actions sont facilement réalisables mais lorsqu’elles dépendent les unes des autres, leur bonne articulation détermine la bonne exécution du projet.

Certaines actions ne sont possibles qu’à l’échéance des précédentes tandis que d’autres peuvent être réalisées simultanément.

Vous allez poser vos tâches dans le planning en fonction de leur caractéristique : 

• Les tâches qui se terminent en même temps ;
• Les tâches qui se suivent ;
• La tâche qui ne se termine qu’avec le démarrage de la suivante ;
• La tâche qui ne commence qu’avec le démarrage d’une autre.

Dans tous les projets, il existe des tâches indépendantes que vous pourrez réaliser à n’importe quel moment.

Étape 3 : Estimer les durées et les ressources impliquées

La durée des actions doit être estimée de manière réaliste, et non pour satisfaire des ambitions irrationnelles sinon vous allez devoir corriger le diagramme de Gantt en permanence et il n’aura plus d’utilité. 

Choisissez une unité de temps et gardez là pour l’ensemble du diagramme. En fonction de la durée totale du projet vous choisirez d’exprimer les durées en semaines ou en jours.

Prenez votre première tâche et estimer la durée nécessaire à sa réalisation. Attention, la durée doit prendre en compte les ressources mobilisées, si c’est un ETP, l’estimation est relativement simple car elle fait appel à l’expérience du collaborateur dédié uniquement à la tâche. 

Après avoir fixé la durée, et arrêté une date de début, votre diagramme de Gantt va se construire petit à petit. 

C’est à ce moment-là que vous devrez faire des ajustements. Ils porteront sur une mobilisation supplémentaire de collaborateurs ou, si votre équipe est restreinte, sur la modification des durées ou de l’articulation des actions.

Durée et ressource sont liées, l’une ou l’autre peut-être fixe. 

Les ressources concernent les personnes mais aussi les moyens en fourniture et services.

Entrent en jeu des questions de compétences, plus l’intervenant est expérimenté, plus la durée d’action est courte avec une marge d’erreur réduite.

Étape 4 : Outils d’élaboration et de suivi

En général, les gestionnaires de projets utilisent des outils pour construire leur diagramme de Gantt : 

• Logiciel diagramme de Gantt ;
• Logiciel de gestion de projet ;
• Template Excel.

Pour une première expérience de gestion de projet et si l’exercice est ponctuel, vous pouvez vous dispenser de vous former à un nouveau logiciel et utiliser un tableur Excel comme l’exemple ci-dessous : 

Les solutions logiciels Gantt offrent plus de fonctionnalités et permettent d’élaborer le diagramme de Gantt de manière collaborative. En voici quelques-uns : 

• Lucidchart : un choix de modèles Gantt selon la taille du projet avec des options de personnalisation au niveau de la présentation et des couleurs ;
• Canva :  l’outil offre une bibliothèque importante de modèles, designs et illustrations dont plusieurs pour le diagramme de Gantt ;
• Monday : outil polyvalent à l’ergonomie simple ;
• Notion : outil de gestion de projet en ligne gratuit, il fait tableur et outil de prise de note en même temps ;

Comme les nombreux outils d’aide à la gestion, le diagramme de Gantt est un outil d’amélioration pour vous entrepreneur ou gestionnaire de projet.

Voici quelques modèles de diagrammes de Gantt sous différents formats pour vous inspirer dans votre mission.