Vous souhaitez rédiger un compte rendu de réunion et vous ne savez pas par où commencer ?

Pas de panique.

Dans cet article, je vais vous présenter un guide en 4 étapes pour vous assurer de créer un compte-rendu de réunion efficace que votre équipe appréciera !

D’après une étude de l’IFOP les cadres participent en moyenne à 3,5 réunions par semaine en moyenne. À l’échelle d’unne année, cela représente près de 168 heures de réunion par personne, soit un véritable coût pour l’entreprise, si ces réunions venaient à être improductive !

On comprend pourquoi le compte-rendu de réunion est un document indispensable souvent délaissé par les entreprises les plus petites.

Il vous permet non seulement de vous souvenir de ce qui a été dit, mais en plus, vous sert comme outil de référence pour suivre le développement de vos projets. De plus, vous pouvez fournir un résumé utile à toute personne qui n’a pas pu assister à la réunion.

Compte-rendu de réunion : Que doit-il contenir ?

Le compte-rendu de la réunion contient à minima les éléments suivants :

  • Le timing : le moment où la réunion a commencé, où elle s’est terminée et combien de temps elle a duré
  • Les participants
  • le type de réunion (formelle ou informelle)
  • Les objectifs précis
  • Les points discutés
  • Un relevé de décisions prises
  • Un éventuel plan d’action
  • La date de(s) prochaines réunions

À moins que vous soyez tenus de consigner chaque participant, décision et point de vue dans votre procès-verbal de réunion, il est préférable de créer un bref compte rendu de réunion aussi appelé “résumé de réunion”.

Les résumés de réunion, bien qu’étant des documents moins formels, doivent néanmoins contenir les éléments essentiels qui rendent le rapport final simple à interpréter.

Ils permettent de repenser l’évènement, de comprendre comment la conversation s’est déroulée et de vous rappeler les détails importants de la rencontre.

Veillez à prêter une attention particulière au point de vue de chaque intervenant pendant la réunion et ignorez les apartés inutiles.

Ne prenez pas de notes superflues et faites en sorte que les paragraphes du compte rendu soient aussi brefs que possible.

Étape 1 : Préparez-vous avant la réunion

S’il y a un ordre du jour principal, familiarisez-vous avec les informations ou les sujets cruciaux qui doivent être abordés. Cela vous fera gagner un temps précieux.

Veillez à préparer tout ce dont vous aurez besoin pour prendre des notes pour votre résumé.

Déterminez si la réunion est suffisamment stratégique pour mériter d’être enregistrée pour des personnes absentes ou simplement pour être reconsultée.

Les débats lors des réunions font souvent référence à des discussions antérieures. Ils peuvent se référer à des documents ou des matériels internes, ou encore utiliser un jargon et des acronymes internes.

Un résumé sera plus simple à élaborer si la personne qui le rédige ou qui prend des notes comprend de ces concepts. En cas de doute, remettez toujours les documents avant la réunion.

Il contient également l’horaire, la liste des intervenants et la liste des participants (utile si quelqu’un ne s’identifie pas ou a un nom difficile à épeler).

  • Stylo, papier, bloc-notes et matériel d’enregistrement si nécessaire
  • Les documents requis pour la conférence
  • Une liste des participants à la réunion.
  • Une copie de l’ordre du jour de la réunion (le cas échéant)

Imaginez que, malgré votre prise de notes assidue, quelqu’un parle rapidement et que vous ne puissiez pas enregistrer tout ce qu’il dit. Il est possible que quelqu’un soulève un point qui, à première vue, semble déroutant, mais qui, après avoir été réécouté, prend tout son sens.

Même si la prise de notes pendant une réunion peut sembler superflue, l’enregistrement de celle-ci offre une excellente solution de secours à la prise de notes écrite.

Ces deux difficultés sont résolues par l’enregistrement de la réunion. Il vous permet de revoir les discussions de la réunion qui étaient peu claires ou difficiles à entendre la première fois et de les inclure dans le récapitulatif final de la réunion.

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Étape 2 : Notez les décisions importantes qui sont prises

Comme nous l’avons vu précédemment, veillez à attirer l’attention sur les choix importants qui sont réalisés au cours de la réunion.

Les grandes décisions qui ont été prises doivent être documentées si vous voulez en garder une trace.

De cette manière, vous pourrez déterminer le type de répercussions de ces choix lorsque vous vérifierez vos notes pour assurer une bonne gestion de projet.

Étape 3 : Retenez les tâches à accomplir et les personnes concernées

Noter les actions concrètes qui ont émergé lors de la réunion est crucial pour en assurer leur efficacité et éviter de parler dans le vent.

Bien qu’il soit utile de noter les tâches à accomplir, vous pouvez améliorer considérablement votre compte rendu de réunion en indiquant qui a été chargé de chaque action et la date d’échéance précise.

Cela vous aidera à garder le cap sur les actions à entreprendre pour atteindre les objectifs spécifiés lors des réunions précédentes.

Étape 4 : Partagez le compte-rendu de la réunion avec tous les participants

Astuce : Dès que possible à la fin de la réunion, rédigez le compte-rendu de la réunion tant que les détails sont encore frais dans votre esprit.

Relisez et révisez d’abord vos notes.

Revoyez et comparez les données que vous avez écrites si vous étiez également chargé de rédiger le compte rendu.

Si nécessaire, visionnez la réunion que vous avez enregistrée pour vérifier certaines qui seraient manquantes.

Déterminez les thèmes pertinents de la réunion.

Cela peut sembler évident, mais distribuer le résumé de votre réunion à tous les participants est une étape cruciale du processus de rédaction.

L’invitation de votre calendrier est un moyen simple de retrouver rapidement la liste des personnes à qui vous devez l’envoyer par email.

Note importante : Si vous souhaitiez envoyer le compte-rendu à d’autres personnes, vérifiez tout de même les limites de confidentialités avec le président de la réunion.

Pensez à toutes les parties prenantes qui gagneraient à être informées des discussions de la réunion en dehors de ceux qui figurent sur cette liste.

Pensez également à inclure une note soulignant les accords trouvés entre les parties prenantes.

Astuce : En notant ces accords, vous identifiez également qui en est responsable pour assurer un suivi.

Les participants peuvent ainsi se tenir mutuellement responsables de cette manière et s’approprier le respect de leur engagement. Vous pouvez faire en sorte que cette section du rapport de réunion soit brève et directe, afin qu’elle soit facile à lire et à comprendre.

Il est bon d’inclure une note indiquant la date de la prochaine réunion.

Le compte rendu de cette réunion donne aux participants une estimation du temps dont ils disposent pour commencer à travailler sur leurs actions afin de pouvoir faire le point lors de la réunion suivante.

Les futurs participants auront également la possibilité de l’ajouter à leur propre calendrier et d’être prêts pour la prochaine conversation si une invitation n’a pas encore été délivrée.

N’oubliez pas de joindre les supports visuels (documents ou autre)

Le cas échéant, incluez tout autre document susceptible de vous aider à vous faire une idée plus précise de la situation.

Vérifiez si vous avez reçu des documents ou des éléments d’information à l’avance.

Envisagez de les ajouter à l’intention de vos collègues s’ils vous ont aidé à vous préparer pour la réunion.

Ces documents complémentaires n’ont pas besoin d’être de nature officielle. Il peut s’agir de tout article ou blog qui vous a apporté des données utiles, de quelque nature que ce soit.

Le résumé de la réunion est moins formel que le compte rendu.

Comme mentionné plus haut, en guise de résumé ou de suivi de la réunion, un e-mail est souvent envoyé pour donner un aperçu de la conversation et rappeler les tâches qui ont été attribuées aux différents membres de l’équipe. Le récap de la réunion responsabilise chaque participant en incluant dans ce courriel les actions à entreprendre ainsi que les personnes affectées à leurs rôles spécifiques ainsi que les deadlines.

Incluez dans votre email ou dans le résumé de réunion toute autre mise à jour importante ou tout autre détail du projet qui a été discuté lors de la réunion.

Votre résumé de réunion doit aider votre équipe à se souvenir des informations importantes discutées pendant la réunion.

Une réunion efficace comprend un courriel de suivi qui peut être utilisé si des questions ou des clarifications sont nécessaires ultérieurement.

De cette manière, les membres de l’équipe qui n’ont pas pu assister à la réunion peuvent quand même obtenir les informations essentielles.

Exemple de compte-rendu de réunion (par email)

“Bonjour à tous !

Nous vous remercions de votre présence à la [nom de la réunion] d’aujourd’hui. J’espère que la séance a été intéressante et motivante.

Voici les principaux points de discussion que nous avons abordés :

Point de discussion A

Point de discussion B

Point de discussion C

Les actions qui découlent de la réunion, dans l’ordre, sont les suivants :

  1. D’ici [date], [nom] doit réaliser [travail].
  2. Pour le [date], [nom] est responsable de [travail].

N’hésitez pas à me revenir en cas de question

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