Besoin d’un modèle de rapport d’étonnement pour communiquer au sujet d’une nouvelle situation professionnelle ? Vous êtes au bon endroit dans cet article, nous allons vous présenter 4 exemples de rapport d’étonnement au format Word, Excel et PPT.

Le rapport d’étonnement est un document de restitution permettant de mesurer l’intégration, la compréhension et les capacités de synthèse d’un nouvel arrivant. 

Ce document permet de mesurer le bon fonctionnement de l’entreprise à travers divers indicateurs :

  • La qualité du processus d’intégration ;
  • L’efficacité de la communication interne ;
  • La logique d’organisation ;
  • Les conditions de travail ;
  • la pertinence de la fiche de poste ;
  • Les leviers d’amélioration sur le poste, le service ou l’entreprise. ;
  • Les points forts et points faibles détectés ;
  • Les modalités de recrutement ;
  • Les relations entre collaborateurs.

De plus, il permet de relever d’éventuels problèmes de management ou de ressources humaines.

Inspirez-vous de ces templates pour organiser vos impressions et restituer un rapport d’étonnement qui vous met en valeur dans l’entreprise.

Attention : Dans tous les cas, restez courtois dans la façon d’exprimer vos remarques et faites preuve de diplomatie. L’entreprise existait avant votre arrivée et vous pouvez avoir une vision incomplète ou non experte de la situation. 

Modèle de rapport d’étonnement (Exemple Word)

Ce modèle Word présente l’avantage d’être facile à compléter. Le destinataire pourra le modifier à sa convenance pour un usage ultérieur.

Vous vous engagez sur son contenu, je vous conseille de joindre à votre email une version .pdf afin de figer les éléments transmis si le document doit être modifié par un tiers ultérieurement.

Vous pouvez mettre en avant les observations qui vous paraissent prioritaires ou stratégiques en reprenant des extraits.

Modèle de rapport d’étonnement – (Exemple Word)

Ce deuxième modèle de rapport d’étonnement est plus institutionnel et conviendra à une restitution plus experte dans laquelle vous allez au-delà des simples observations.

Il vous permet de faire des recommandations, ou des suggestions si cela vous parait plus diplomatique, et de les compléter avec des pistes d’amélioration. Si vous souhaitez suggérer des personnes ou des services, indiquez-les en ajoutant « sous réserve de la charge ».

Compte tenu de sa présentation très classique, ce modèle peut être réutilisé pour tous vos comptes-rendus : réunion, visite, rendez-vous clientèle, lancement d’un nouveau produit…

Modèle de rapport d’étonnement — Excel

Ce modèle de tableau vous permet de rendre compte de vos observations en tant que nouveau collaborateur dans un format synthétique.

Il convient si vous n’êtes pas à l’aise avec les restitutions écrites ou si vous avez besoin de chiffrer vos observations à titre informatif.

En reprenant cette présentation, vous pourrez proposer à votre direction, après quelques mois de présence, un état de la transition et des améliorations constatées.

En complétant ce tableau de manière exhaustive, c’est-à-dire en ajoutant tous les axes stratégiques de la gestion d’entreprise, vous obtenez un tableau de bord complet de celle-ci. 

Si vous occupez une fonction exécutive, cette vision globale vous assistera dans l’élaboration de votre stratégie commerciale, administrative, logistique ou financière.

Contrairement au format Word, le rendu Excel est moins esthétique, il convient plutôt pour un usage interne et fonctionnel.

Modèle de rapport d’étonnement — PowerPoint

Ce modèle de rapport d’étonnement présente de manière plus ludique et esthétique vos observations relatives à la société dans laquelle vous débutez.

Cette version plus esthétique convient à une projection auprès de la Direction de votre entreprise, à condition de bien choisir vos mots !

Ce type de rapport constitue aussi un bon préalable à une mission de réorganisation. Votre entreprise peut utiliser ce document pour informer le prestataire de la situation et guider l’élaboration d’une stratégie de transformation. 

PowerPoint présente l’avantage d’être très visuel en offrant la possibilité d’insérer des tableaux, des graphiques, des images, des effets dynamiques.

Par contre, ce format est réservé à des données synthétiques avec peu de littérature, car il est destiné à être projeté ou partagé. 

Il faut garder à l’esprit de la règle des 10-20-30 pour garder votre auditoire attentif :

  • 10 slides maximum;
  • 20 minutes de présentation maximum ;
  • 30 pour la police de caractère utilisée.

Comme vous le constatez, il existe de nombreuses options pour communiquer vos impressions à votre supérieur hiérarchique.

Quel que soit votre choix, retenez quelques règles essentielles :

  • Restez humble et diplomate dans vos écrits ;
  • Ne ciblez jamais une personne, mais une fonction ;
  • Faites preuve d’objectivité même si vous avez des affinités avec des collaborateurs ;
  • Mesurer le réalisme de vos propositions ;
  • Démontrer votre ouverture à la collaboration ;
  • Soyez franc sur les aspects qui rendent inconfortable votre situation de travail ;
  • Vérifiez votre qualité d’écriture, syntaxe et orthographe.
  • Soignez votre communication non verbale lors de votre présentation

Le rapport d’étonnement est un document qui apportera un éclairage à votre direction grâce à votre regard neuf, mais c’est aussi pour vous l’opportunité de mieux comprendre l’organisation de l’entreprise et la stratégie qu’elle sert.

Gardez bien en tête que pour votre employeur, c’est également un moyen de vous évaluer. 

Il lui permet de juger de votre niveau de compréhension de l’organisation dans laquelle vous êtes, mais aussi de juger de votre capacité à analyser et restituer des données ou des recommandations.

Il est donc essentiel de soigner ce premier rapport d’étonnement, aussi bien sur la forme que sur le fond.

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