Inutile de résister, l’anglais est indéniablement la 1ère langue de communication des professionnels dans le monde. Dans cet article, retrouvez les meilleures expressions pour écrire un mail en anglais professionnel.
Selon cet article du Washington Post qui reprend une étude, l’anglais est de loin la langue la plus “apprise” dans le monde avec près de 1.5 milliards de personnes qui l’étudient et une centaine de pays qui l’a pratique.
Autant vous dire, qu’améliorer vos compétences rédactionnelles en anglais vous permettra certainement de communiquer avec plus de clarté et de précision avec de nombreuses personnes.
- Envie de parfaire votre communication écrite dans la langue véhiculaire internationale ?
- Vous souhaitez utiliser des expressions qui vont démontrer de votre professionnalisme au travail ?
Voici 51 expressions pour différent cas d’usages afin de vous aider à rédiger de meilleurs e-mails en anglais.
Les formules de salutations en Anglais écrits
Dear + Mr.//Mrs. + Nom…
Il s’agit de la formulation la plus formelle. Je recommande de l’utiliser si vous vous adressez à une personne de la génération des seniors lorsque vous ne souhaitez pas prendre de risques. Cette expression est particulièrement recommandée pour les situations professionnelles où le respect de la hiérarchie est important.
Hello + Mr.//Mrs. + Nom…
Good Morning/afternoon + Mr.//Mrs. + Nom
L’équivalent d’un Bonjour ou d’un cher Monsieur/Madame dans la langue de molière. “Good morning/afternoon” fonctionne également très bien pour saluer le matin ou l’après midi.
Dear + Prénom pour garder un ton formel et créer un peu de proximité avec le destinataire.
“Hi there” est une alternative intéressante informelle si vous n’êtes pas sûr de l’orthographe du nom de votre interlocuteur. Il peut également être utilisé lorsque vous vous adressez à une groupe en alternative à “Hello everyone”
Hi ou Hello ou Good morning/afternoon + Prénom pour être un peu plus informel, c’est la formule que j’utilise 99% du temps.
Lire aussi :
Les expressions d’introductions/de politesse
| Formule de politesse | Contexte d’utilisation |
|---|---|
| “I hope you’re doing well” | Convient à une grande variété de situations, tant personnelles que professionnelles |
| “I hope all is well” | Convient également à de nombreuses situations |
| “How is it going?” | Plus informelle et convient mieux aux échanges entre collègues ou amis |
| “I hope this email finds you well” | Plus formelle et convient mieux aux communications professionnelles |
| “How are you?” | Courante et convient à de nombreuses situations, mais plus informelle que “I hope you’re doing well” |
| “It was a (pleasure/great) meeting with you” | Courante après une réunion professionnelle |
| “It was a (pleasure/great) speaking with you” | Courante après un appel téléphonique ou une rencontre informelle |
| “It was great chatting with you!” | Plus informelle et convient mieux aux échanges entre collègues ou amis |
| “It was nice speaking with you” | Courante après une discussion professionnelle ou un appel téléphonique |
Ces exemples suffiront pour l’essentiel de vos communication lorsqu’il s’agit d’écrire un mail professionnel en anglais. Vous pouvez alterner pour varier les plaisirs en fonction des situations que vous rencontrerez
Le corps du message
Il est essentiel d’introduire le corps de votre message avec une phrase d’accroche.
Pour introduire votre sujet
| Formules d’introduction | Contexte d’utilisation |
|---|---|
| “I am writing with regard to…” | Introduire le sujet principal de votre e-mail |
| “I am writing in connection with…” | Introduire le sujet principal de votre e-mail |
| “I am writing to let you know…” | Annoncer une nouvelle importante ou une mise à jour |
| “I am delighted to tell you…” | Annoncer une nouvelle positive ou une réalisation |
| “I regret to inform you that…” | Annoncer une nouvelle négative ou une situation difficile |
| “I am writing to thank you for…” | Exprimer votre gratitude ou votre reconnaissance |
| “I am writing to follow up on our previous conversation/communication” | Faire suite à une conversation/communication précédente |
| “I wanted to touch base regarding…” | Prendre contact au sujet de… |
| “I am reaching out to you because…” | Contacter le destinataire en raison de… |
| “I am writing to request…” | Faire une demande |
| “I am writing to provide you with…” | Fournir des informations |
| “I would like to inform you that…” | Informer le destinataire de quelque chose |
| “I am pleased to inform you that…” | Annoncer une bonne nouvelle |
| “I am writing to inquire about…” | Demander des informations sur quelque chose |
| “I am writing to confirm our meeting on…” | Confirmer un rendez-vous |
| “I am writing to remind you that…” | Rappeler une information importante |
Quelques conseils :
- Soyez concis et clair dans votre introduction.
- Évitez les formules trop familières ou trop informelles.
- Utilisez une formule adaptée en fonction de la nature de votre message et du destinataire.
- Précisez l’objectif de votre e-mail dès la première phrase.
Pour relancer un mail en anglais
| Formules pour relancer une conversation | Contexte d’utilisation |
|---|---|
| “Following up on my last email” | Relancer une conversation par e-mail si vous n’avez pas reçu de réponse à votre message précédent. |
| “I wanted to check in and see if you had any updates on…” | Prendre contact et voir s’il y a des mises à jour sur le sujet. |
| “Following up on our phone call” | Relancer une conversation après un appel téléphonique si vous attendez une réponse ou une action de la part du destinataire. |
| “I wanted to touch base and see if there was anything else you needed from me on this topic” | Prendre contact et voir s’il y a d’autres sujets à traiter sur ce thème. |
| “Have you had a chance to look at” | Demander au destinataire s’il a eu l’occasion de consulter un document ou une information que vous avez envoyé précédemment. |
| “I was wondering if you had any feedback on the document I sent last week” | Demander au destinataire s’il a des commentaires sur le document envoyé la semaine dernière. |
| “Does it make sense to” | Demander l’avis du destinataire sur une idée ou une proposition que vous avez présentée. |
| “What are your thoughts on this?” | Demander l’avis du destinataire sur un sujet. |
| “I’m writing to follow up on our last conversation” | Relancer une conversation après une conversation en personne ou par téléphone. |
| “I wanted to see if we could schedule another meeting to discuss this further” | Proposer une autre rencontre pour discuter plus en détail du sujet. |
| “Just wanted to check in and see if there’s anything else you need from me on this project” | Prendre contact et voir s’il y a d’autres tâches à accomplir pour le projet. |
| “I hope you’re doing well. I wanted to see if there are any updates on the project we discussed” | Prendre contact et voir s’il y a des mises à jour sur le projet. |
| “I wanted to follow up on our last meeting to make sure we’re still on track for the next steps” | Relancer une conversation après une réunion pour s’assurer que tout est toujours sur la bonne voie. |
| “I’m writing to ask if there’s anything else you need from me to move forward with the project” | Demander au destinataire s’il a besoin d’autre chose de votre part pour avancer sur le projet. |
| “I’m checking in to see if you had a chance to review the proposal I sent last week” | Prendre contact et voir si le destinataire a pu consulter la proposition envoyée la semaine dernière. |
| “I wanted to see if we could set up a quick call to discuss the next steps for the project” | Proposer un appel rapide pour discuter des prochaines étapes du projet. |
| “I wanted to follow up on the action items we discussed in our last meeting to make sure we’re still on track” | Relancer une conversation après une réunion pour s’assurer que les actions convenues sont toujours en cours. |
Pour vos mail de relances, ma recommandation est d’éviter d’indiquer le mot “follow-up” qui veut dire relance en anglais et qui ne donne pas vraiment envie de répondre.
Parlez directement du sujet dans l’objet de votre mail ou posez une question.
L’appel à action
Proposer un rendez-vous
| Formules pour planifier une conversation | Contexte d’utilisation |
|---|---|
| “I’d love to pick up on our conversation. When’s a good time to chat?” | Exprimer l’envie de poursuivre une conversation et demander au destinataire un moment pour échanger. |
| “Here’s my calendar link to book a time this week or next” | Proposer un lien vers son calendrier pour que le destinataire puisse choisir un créneau pour une conversation. |
| “Would you want to book in a quick meeting this week?” | Proposer une réunion rapide cette semaine. |
| “Are you available anytime next week?” | Demander au destinataire s’il est disponible à un moment de la semaine suivante. |
| “Can we hop on a quick call Thursday or Monday 10 a.m?” | Proposer deux options de dates et heures pour un appel téléphonique. |
| “Are you free to meet on Thursday?” | Demander au destinataire s’il est disponible pour une rencontre le jeudi. |
| “Are you free to chat on Friday?” | Demander au destinataire s’il est disponible pour discuter le vendredi. |
| “Let me know what times work for you this week” | Demander au destinataire de proposer les créneaux horaires qui lui conviennent cette semaine. |
| “What does your schedule look like this week?” | Demander au destinataire de partager son emploi du temps pour la semaine en cours. |
| “Would you prefer a call or an in-person meeting?” | Demander au destinataire s’il préfère un appel téléphonique ou une rencontre en personne. |
| “I can be available any time on Friday. Does that work for you?” | Proposer un créneau horaire spécifique et demander au destinataire s’il est disponible. |
| “If those times don’t work, please let me know what times do” | Proposer plusieurs options de dates et heures et demander au destinataire de proposer les créneaux qui lui conviennent. |
| “Here is a link to my calendar, where you can select a time that works best for you” | Voici un lien vers mon calendrier, où vous pouvez choisir un créneau qui vous convient le mieux. |
Pour adresser une pièce jointe
| Formules pour joindre un document |
|---|
| “Please find attached” |
| “The document is attached” |
| “Attached, you will find the document” |
| “You’ll find the attachment below” |
| “Could you please sign and return the attached document?” |
| “I have attached the document for your review” |
| “Please see the attached file” |
| “I am attaching the document as requested” |
| “Kindly find attached the necessary document” |
| “Attached is the document we discussed on the phone” |
Pour refuser
- “I appreciate the offer, but…” – J’apprécie votre proposition, mais…
- “That might not be the best solution.” – Ce n’est probablement pas la meilleure solution.
- “I don’t know if that would work.” – Je ne sais pas si cela fonctionnerait.
- “Based on my current schedule, I won’t be available on” – Selon mon calendrier, je ne serais pas disponible le…
- “Would it be possible to …” – Est-il possible de (proposer une solution alternative]
Indiquer une erreur
- “It looks like…” Il semblerait que…
- “Didn’t we agree on…” N’étions-nous pas d’accord sur…
La conclusion
- “I look forward to hearing from you soon” Je reste dans l’attente de votre retour (bientôt)
- “Thank you in advance” Merci d’avance
- “For further information, please do not hesitate to contact me” Pour plus d’informations, n’hésitez pas à me contacter.
- “Please let me know if you have any questions” Je reste à votre disposition pour toute question (traduction non littérale)
- “If I can be of any further assistance, please let me know” Si je peux vous apporter plus d’assistance, n’hésitez pas à me le faire savoir (traduction non littérale)
L’objet
Je garde l’objet pour la fin car je trouve que l’on trouve plus d’inspiration lorsque l’on a fini d’écrire le mail en anglais.
Comme en français, l’objet de votre mail doit être court (4 mots maximum idéalement), concis et ne pas prêter à confusion.
Note : selon business insider, une boite mail classique affiche au maximum 60 caractère sur ordinateur et environ 30 caractères sur mobile.
Le destinataire doit donc tout de suite comprendre de quoi il s’agit.
Voici quelques exemples :
- “Job application – administrative assistant” – Candidature : assistant administratif
- “Scheduling a meeting” : Demande de rendez-vous
- “Sales forecast Q1” : Prévisions commerciales T1
- ‘Invoice” Facture
J’espère que ces quelques formules vous aideront à mieux écrire vos mails en anglais.
N’oubliez pas qu’il est essentiel de relire et de vérifier vos emails afin de vous assure qu’une erreur ne s’est pas glissée dans votre texte. Il est en effet essentiel de rester concis, bref et de porter un message unique par email pour ne pas perdre l’attention de votre interlocuteur.
Pour cela, je vous recommande vivement l’utilisation de l’application grammarly qui détectera les coquilles dans vos communications et vous proposera des alternatives pour les corriger.
