Inutile de résister, l’anglais est indéniablement la 1ère langue de communication des professionnels dans le monde. Dans cet article, retrouvez les meilleures expressions pour écrire un mail en anglais professionnel.

Selon cet article du Washington Post qui reprend une étude, l’anglais est de loin la langue la plus « apprise » dans le monde avec près de 1.5 milliards de personnes qui l’étudient et une centaine de pays qui l’a pratique.

Autant vous dire, qu’améliorer vos compétences rédactionnelles en anglais vous permettra certainement de communiquer avec plus de clarté et de précision avec de nombreuses personnes

  • Envie de parfaire votre communication écrite dans la langue véhiculaire internationale ?
  • Vous souhaitez utiliser des expressions qui vont démontrer de votre professionnalisme au travail ?

Voici 51 expressions pour différent cas d’usages afin de vous aider à rédiger de meilleurs emails en anglais.

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Les formules de salutations en Anglais écrits

Dear + Mr.//Mrs. + Nom… 

Il s’agit de la formulation la plus formelle. Je recommande de l’utiliser si vous vous adressez à une personne de la génération des seniors lorsque vous ne souhaitez pas prendre de risques.

Hello + Mr.//Mrs. + Nom… 

Good Morning/afternoon + Mr.//Mrs. + Nom 

L’équivalent d’un Bonjour ou d’un cher Monsieur/Madame dans la langue de molière. “Good morning/afternoon” fonctionne également très bien pour saluer le matin ou l’après midi.

Dear + Prénom pour garder un ton formel et créer un peu de proximité avec le destinataire.

“Hi there” est une alternative intéressante informelle si vous n’êtes pas sûr de l’orthographe du nom de votre interlocuteur. Il peut également être utilisé lorsque vous vous adressez à une groupe en alternative à “Hello everyone”

Hi ou Hello ou Good morning/afternoon + Prénom pour être un peu plus informel, c’est la formule que j’utilise 99% du temps.

Les expressions d’introductions/de politesse

  • “I hope you’re doing well” – J’espère que vous allez bien.
  • “I hope all is well” – J’espère que tout va bien de votre côté.
  • “How is it going?” Comment vont les choses votre côté ? (Informel) 
  • “I hope this email finds you well” – J’espère cet email vous trouve en bonne santé. (traduction littérale)
  • “How are you ?” – Comment allez-vous ?
  • “It was a (pleasure/great) meeting with you” – C’était un plaisir de vous rencontrer
  • “It was a (pleasure/great) speaking with you” – C’était un plaisir d’échanger avec vous
  • “It was great chatting with you!” –  C’est un plaisir de converser avec vous 
  • « It was nice speaking with you. » – C’était agréable d’échanger avec vous

Ces exemples suffiront pour l’essentiel de vos communication lorsqu’il s’agit d’écrire un mail professionnel en anglais. Vous pouvez alterner pour varier les plaisirs en fonction des situations que vous rencontrerez

Le corps du message

Il est essentiel d’introduire le corps de votre message avec une phrase d’accroche.

Pour introduire votre sujet

  • « I am writing with regard to… » – Je vous écris au sujet de…
  • « I am writing in connection with… » – Je vous écris au sujet de…
  • « I am writing to let you know… » – Je vous écris afin de vous informer que…
  • « I am delighted to tell you… » – Je suis ravi de vous annoncer que…
  • « I regret to inform you that… » – Je suis navré de vous informer que…
  • « I am writing to thank you for… » – Je vous écris pour vous remercier de…

Pour relancer un mail en anglais

  • “Following up on my last email” – Suite à mon précédent mail…
  • “Following up on our phone call” – Suite à notre appel téléphonique…
  • “Have you had a chance to look at” – Avez-vous eu un moment pour jeter un oeil à.. 
  • “Does it make sense to” – Vous parait-il cohérent de… ?
  • “I’m writing to follow up on our last conversation” – Je vous écris suite à notre précédente conversation…

Pour vos mail de relances, ma recommandation est d’éviter d’indiquer le mot “follow-up” qui veut dire relance en anglais et qui ne donne pas vraiment envie de répondre.

Parlez directement du sujet dans l’objet de votre mail ou posez une question. Pour découvrir les mécanismes plus d’un email de relances efficace, n’hésitez pas à consulter mon guide en 5 étapes.

L’appel à action

Proposer un rendez-vous

  • “ I’d love to pick up on our conversation. When’s a good time to chat?” – J’aimerais beaucoup suivre notre conversation, quel serait un bon moment pour échanger ?
  • “Here’s my calendar link to book a time this week or next” – Voici un lien vers mon calendrier pour choisir un créneau cette semaine ou la suivante
  • “Would you want to book in a quick meeting this week?” – Souhaiteriez-vous réaliser une réunion cette semaine?
  • “Are you available anytime next week?” – Êtes-vous disponible sur un créneau la semaine prochaine ?
  • “Can we hop on a quick call Thursday or Monday 10 a.m? » – Pouvons-nous réaliser un appel rapide jeudi ou lundi à 10 heures ?
  • Are you free to meet on thursday?” – Êtes-vous disponible pour une rencontre jeudi ?
  • Are you free to chat on Friday?” – Êtes-vous disponible pour en parler vendredi ?

Pour adresser une pièce jointe

  • “Please find attached” – Veuillez s’il vous plait trouver en pièce jointe.
  • “The document is attached” – Le document est en pièce jointe.
  • “Attached, you will find the document” – En pièce jointe, vous trouverez le document…
  • “You’ll find the attachment below” – Ci-dessous la pièce jointe.
  • “Could you please sign and return the attached document ?” – Pouvez-vous s’il vous plait signer et retourner le document en pièce jointe ?

Les bonnes pratiques de rédaction je décris pour rédiger un mail professionnel en français s’appliquent également dans les autres langages.

Pour refuser

  • « I appreciate the offer, but… » – J’apprécie votre proposition, mais…
  • « That might not be the best solution. » – Ce n’est probablement pas la meilleure solution.
  • « I don’t know if that would work. » – Je ne sais pas si cela fonctionnerait.
  • « Based on my current schedule, I won’t be available on » – Selon mon calendrier, je ne serais pas disponible le…
  • « Would it be possible to … » – Est-il possible de (proposer une solution alternative]

Indiquer une erreur

  • “It looks like…” Il semblerait que…
  • “Didn’t we agree on…” N’étions-nous pas d’accord sur…

La conclusion

  • “I look forward to hearing from you soon” Je reste dans l’attente de votre retour (bientôt)
  • “Thank you in advance” Merci d’avance
  • “For further information, please do not hesitate to contact me” Pour plus d’informations, n’hésitez pas à me contacter.
  • “Please let me know if you have any questions” Je reste à votre disposition pour toute question (traduction non littérale)
  • “If I can be of any further assistance, please let me know” Si je peux vous apporter plus d’assistance, n’hésitez pas à me le faire savoir (traduction non littérale)

L’objet

Je garde l’objet pour la fin car je trouve que l’on trouve plus d’inspiration lorsque l’on a fini d’écrire le mail en anglais.

Comme en français, l’objet de votre mail doit être court (4 mots maximum idéalement), concis et ne pas prêter à confusion. 

Note : selon business insider, une boite mail classique affiche au maximum 60 caractère sur ordinateur et environ 30 caractères sur mobile.

Le destinataire doit donc tout de suite comprendre de quoi il s’agit. 

Voici quelques exemples :

  • “Job application – administrative assistant” – Candidature : assistant administratif
  • “Scheduling a meeting” : Demande de rendez-vous
  • “Sales forecast Q1” : Prévisions commerciales T1 
  • ‘Invoice”  Facture

J’espère que ces quelques formules vous aideront à mieux écrire vos mails en anglais.  

N’oubliez pas qu’il est essentiel de relire et de vérifier vos emails afin de vous assure qu’une erreur ne s’est pas glissée dans votre texte. Il est en effet essentiel de rester concis, bref et de porter un message unique par email pour ne pas perdre l’attention de votre interlocuteur.

Pour cela, je vous recommande vivement l’utilisation de l’application grammarly qui détectera les coquilles dans vos communications et vous proposera des alternatives pour les corriger.

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