Votre entreprise réalise quotidiennement des opérations de ventes qui nécessitent d’établir des factures ?
La simple exécution de la prestation ou la vente du produit ne suffisent pas à réclamer le paiement, vous devez en effet faire une facture qui réponde à des règles et qui engage le vendeur (vous) et l’acheteur.
Toutes les activités commerciales qui génèrent une entrée d’argent implique l’existence d’une facture :
· Produits fabriqués ;
· Articles revendus ;
· Prestations de service.
Vous allez voir dans cet article comment établir une facture gratuitement et pourquoi il s’agit d’un élément essentiel de votre activité au niveau de sa gestion.
Qu’est ce qu’une facture ?
La facture est avant tout une pièce justificative d’une transaction. C’est à la fois un document commercial, juridique et fiscal qui va déclencher des engagements réciproques entre acheteur et vendeur :
- La dette de votre client envers vous ;
- La procédure interne de recouvrement si vous en avez une (mails ou appels de relance, etc) ;
- La garantie du produit ;
- Le transfert de propriété (dès que l’acheteur aura payé)
- La réalisation d’un chiffre d’affaires dans votre comptabilité ;
- La collecte d’une TVA que vous allez devoir reverser à l’administration.
Rédiger une facture est donc une étape importante qui fait partie intégrante du de votre client depuis la signature de votre proposition commerciale.
Facture d’avoir
Dans un cas particulier, votre facture peut vous rendre débiteur : la facture d’avoir.
C’est un document commercial et fiscal que vous émettez pour matérialiser :
- Une erreur de facturation ;
- Un retour de marchandise ;
- Une réduction commerciale.
C’est un document tout aussi important que la facture classique car il permet de réduire les taxes collectées.
Facture depuis l’étranger
Si votre entreprise est immatriculée à l’étranger et que vous facturez en France, vous êtes censé collecter une TVA et la reverser à l’administration française.
Pour vous éviter une immatriculation sur le territoire, l’administration française vous permet de transférer à votre client français la responsabilité de verser directement la TVA due à l’administration française.
Ce mécanisme s’appelle l’auto-liquidation.
Modèle de facture sur Word
Word vous propose tout une série de modèles inspirants pour réaliser vos factures. Il vous suffit de demander un nouveau document à partir d’un modèle et de lancer une recherche avec le mot-clé facture.
Attention, ces modèles ne contiennent pas toutes les mentions obligatoires, référez-vous aux mentions listées ci-dessous.
Modèle de facture Excel
Facturer avec excel vous offre un gain de temps et la gratuité de l’outil mais soignez la mise en forme et veillez à l’exactitude des données.
Comme pour word, vous allez sans doute copier-coller une précédente facture et vous devez prêter attention à tous les éléments personnalisés.
Dans le cas contraire, vous risquez d’envoyer un document non professionnel ou pire avec les mauvaises références de destinataire et un retard de paiement assuré.
Les champs obligatoires à mentionner
Une facture commerciale, papier ou électronique, doit comporter des mentions obligatoires conformes aux Codes général des impôts et au Code du commerce.
Le vendeur et l’acheteur sont responsables de l’absence de mentions obligatoires sur la facture et peuvent être sanctionné par :
La Direction générale de la Concurrence, de la Consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF), si le manquement concerne la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).
L’exonération ou la minoration de TVA peut même être remise en cause ou une amende de 15€ par mention manquante peut être appliquée ;La Direction générale des Impôts (DGI), si le manquement est commercial.
Le plafond est de 75 000 euros pour une personne physique et 375 000 euros pour une personne morale.
Dans l’en-tête de votre facture
Les premières mentions de la facture doivent permettre d’identifier l’émetteur les parties concernées :
- Identité et coordonnées du vendeur;
- Identité et coordonnées de l’acheteur ;
- Numéro de TVA intracommunautaire du vendeur ;
- Numéro de TVA intracommunautaire de l’acheteur ;
- Numéro de la facture ;
- Type de facture : vente, avoir… ;
- Date d’émission de la facture ;
- Date d’exécution ;
- Options retenues.
Dans le corps de votre facture
- Désignation des biens ou services vendus ;
- Quantité ;
- Prix unitaire hors taxe pour chaque article ou service ;
- Montant net hors taxe pour chaque article ou service ;
- Taux de TVA appliqué ( quel taux de TVA pour quel bien ?) ;
- Remise accordée.
Dans le pied de page de votre facture
- Total tous articles confondus ;
- Montant total HT ;
- Taux de TVA ;
- Montant de la TVA ;
- Total TTC ;
- Devise de la facture ;
- Texte de référence pour l’exonération ou la minoration éventuelle ;
- Montant du capital social de l’entreprise ;
- Forme juridique de l’entreprise ;
- Taux de pénalité ;
- Conditions d’escompte.
Facturation : les bonnes pratiques
Envoi de vos factures
Dans la mesure du possible, accompagnez votre client dans le paiement de sa facture.
Prévoyez une procédure pour alerter votre client que sa facture arrive à échéance, cela vous permet de l’inciter à organiser le paiement ou, dans son silence, à reconnaître sa réception.
Si vous devez renvoyer la facture, apposez une mention « en remplacement de la facture originale perdue ».
Il est important de ne pas émettre une nouvelle facture supplémentaire et distincte.
Rappelez-vous que toute facture émise correspond à une TVA à reverser.
Réduction de prix accordée
Si vous choisissez de proposer une réduction commerciale, elle doit apparaître sur la facture dans la mesure où la TVA et votre tarif de référence sont affectés.
Les réductions commerciales sur facture sont de deux sortes :
- Les rabais : il est lié à une dépréciation commerciale du produit (défaut de qualité, défaut de conformité, produits démodés).
- Les remises : elle est généralement accordée en considération de l’importance de la vente ou du client.
Délais de paiement
En général, lorsque vous travaillez en B to C, vos acheteurs règlent immédiatement leurs achats et vous émettez la facture correspondante.
En B to B, Le délai de paiement est de 30 jours mais peut aller jusqu’à 60 jours à compter de la facturation ou 45 jours fin de mois selon le contrat.
Des pénalités de retard sont indiquées en cas de non-respect de ces délais.
Impayé
En cas d’impayé, vous avez différentes actions possibles :
- L’action amiable ;
- La mise en demeure ;
- L’action en justice.
Dans tous les cas, gardez une trace de vos recours.
En effet, la demande de remboursement de la TVA sur une facture impayée ne peut se faire qu’après épuisement des recours possibles.
Conservation
Électronique ou papier, une facture doit être conservée plusieurs années en format original par l’émetteur et le destinataire.
Sa conservation est utile non seulement vis-à-vis de l’administration fiscale mais aussi dans le cas d’un litige commercial :
- 6 ans fiscalement ;
- 5 ans commercialement ;
- 10 ans comptablement.
Lors de l’archivage de vos factures, vous devez prêter attention à deux règles :
· Ne pas modifier leur format, par exemple, si vous émettez votre facture en XML, vous ne pouvez pas l’archiver en PDF.
· Ne pas imprimer une facture électronique pour l’archivage, cette impression n’aurait aucune valeur.
Pour comprendre l’archivage de vos factures, vous pouvez vous référer aux instructions du Bulletin officiel de la Direction générale des Impôts.
Créer une facture gratuitement avec un logiciel
Cette solution nécessite de vous familiariser avec l’outil mais en contrepartie, votre expert-comptable pourra exploiter plus rapidement vos données et le coût de sa prestation sera sans doute plus intéressant.
Il existe de nombreux outils gratuits qui permettent d’établir des devis et des factures, voire de gérer les activités.
Évidemment, la gratuité de ces logiciels comprend quelques contraintes :
- Publicités intempestives ;
- Proposition d’offres payantes ;
- Absence de support technique.
Vérifiez aussi la solvabilité de l’éditeur pour ne pas perdre vos données en cas de disparition de la solution informatique.
Voici quelques exemples de logiciels :
Henrri
PMI, PME ou EI, ce micro-logiciel est spécialisé dans la création de devis et factures avec gestion des créances, des impayés et la possibilité de programmer plusieurs utilisateurs. Par contre, il ne propose pas de fonctionnalités comptables. Les serveurs sont situés en France et le Groupe Rivalis spécialisé en conseils et accompagnement d’entreprise est l’initiateur de cet outil.
Jepilotemonentreprise
Adapté aux TPE, TPI ,startup, freelance ou libéral, il est recommandé par BPIFrance pour la facturation, les relances, la comptabilité courante et la déclaration de TVA.
Il est gratuit durant la première année puis payant en formule Pro pour 12,90 euros HT/mois. Le coût mensuel est justifié par une possibilité d’exporter au format FEC directement exploitable par votre comptable, d’où un gain de temps et potentiellement une prestation comptable moins onéreuse.
Facture.net
Conçu par des plateformes freelance pour des freelances, il est très simple à prendre en main pour réaliser factures, avoirs et gestion de trésorerie simple. Il propose des indicateurs de performance et autorise l’exportation de données.
Time invoice
Dédié aux consultants BtoB, aux prestataires de service … La synchronisation bancaire est intégrée. L’outil est très intuitif.
My AE
En tant que micro-entrepreneur, vous pouvez effectuer vos factures, vos devis, gérer les clients et fournisseurs.
Il est aussi possible de gérer un catalogue de produits et de services pour la facturation. Vous disposez aussi d’indicateurs. Il existe deux formules payantes en option, 3,10 euros ou 8,90 euros par mois avec des fonctionnalités supplémentaires.
Kollyris
Très complet et totalement gratuit, cet outil permet la facturation, le devis, la gestion client, les en-cours.
Il comprend un logiciel de comptabilité pour les auto-entrepreneurs.
Vous avez un indicateur du niveau d’activité, un outil de calcul des charges sociales, un outil de gestion des notes et un outil de planification, assez rare sur ces logiciels gratuits.
