Onboarding RH : quel processus pour un parcours d’intégration efficace des collaborateurs ?

Si vous êtes ici, c’est que vous savez qu’un processus d’onboarding RH bien réalisé est crucial pour réussir l’intégration de vos nouvelles recrues. 

À l’image du parcours client, l’onboarding RH vise à aider les talents que vous recrutez à s’adapter à leur environnement de travail. 

J’ai vécu cette expérience des deux côtés ! En tant que nouveau salarié suivant un parcours d’intégration, mais aussi en tant qu’entrepreneur accueillant un nouvel employé.

À chaque nouvelle recrue, je m’assure désormais d’investir du temps pour améliorer l’expérience d’onboarding. 

Pourquoi ?

Tout simplement parce que le succès de mes collaborateurs et de ma marque employeur en dépend !

Un bon processus d’onboarding améliore :

  • l’attractivité de l’entreprise ;
  • limite le turn-over des employés ; 
  • et sers de levier à la satisfaction et à la productivité du capital humain. 

Si l’utilité d’un onboarding RH est évidente, l’élaboration de ce processus peut parfois être un casse-tête. 

Découvrez dans cet article 5 étapes pour créer une expérience d’onboarding RH efficace.

Étape 1 : Élaborez un guide d’onboarding RH

Vous devrez créer un guide pour vos nouveaux collaborateurs, autrement, il risque de n’avoir aucun repère.

Celui-ci prend divers noms : guide d’onboarding, guide d’accueil, guide d’intégration, livret de bienvenue, livret d’accueil.

Il doit être synthétique et présenter un certain nombre d’informations que je vous présente dans cette infographie en exemple.

Des documents annexes aident à la mise en œuvre des consignes via des formulaires, des interfaces de demande, des check-lists ou des schémas illustrant les parcours.

Selon la taille de l’entreprise et son domaine d’activité, il faut compter 3 mois pour permettre au nouveau collaborateur une parfaite immersion dans son entreprise d’accueil.

Pour faciliter l’intégration et l’assimilation des consignes regroupées dans le document d’onboarding, vous pouvez désigner, pour chaque nouveau collaborateur, un parrain au sein de l’entreprise. 

Celui-ci pourra répondre à ses questions et l’aider à mettre en œuvre les dispositifs nécessaires à la réalisation de ses missions.

Étape 2 : Accueillir le nouvel employé

Onboarder un nouveau collaborateur consiste à faciliter sa connaissance et sa maitrise de l’écosystème dans lequel il arrive.

Cet écosystème est plus large que l’entreprise elle-même, notamment lorsque le collaborateur arrive d’un pays étranger et doit d’abord se familiariser avec le pays pour mieux comprendre la culture de l’entreprise, le mindset des collègues et la palette d’outils.

Le guide d’onboarding comprend une liste de thèmes qu’il est important de traiter pour ne pas bloquer le collaborateur dans ses fonctions.

Décrire le contexte économique de la mission

Connaitre la situation économique et démographique d’un pays ou d’une ville est essentiel pour certaines fonctions, comme les commerciaux ou les DRH ils sont en contact avec la population locale et doivent en tirer le meilleur pour vendre ou recruter.

Cette présentation peut comprendre un listing de l’offre hôtelière, éducative, hospitalière, et de loisirs qui va permettre au collaborateur de réussir son intégration dans une nouvelle ville, mais aussi l’installation de sa famille.

Définir l’entreprise à travers sa place économique et ses infrastructures

Cette information permet au collaborateur de mesurer le poids de l’entreprise au niveau local et national.

L’historique a aussi son importance à l’heure où le storytelling permet de créer un lien entre l’entreprise et ceux qui la fréquentent, clients, employés, fournisseurs.

Une description du lieu de travail facilite aussi l’activité du salarié dans l’entreprise, il accède plus facilement aux ressources, identifiées et localisées (bibliothèque, magasin…).

Annoncer le planning d’arrivée et d’intégration

L’arrivée du collaborateur débute à sa descente d’avion ou à son arrivée en gare. Il est préférable de prévoir un référent chargé de l’accueillir et de le conduire sur son lieu d’hébergement.

Idéalement, l’entreprise prévoit de lui remettre son « pack onboarding » comprenant le guide, le smartphone, l’ordinateur portable et le badge. 

Vous pouvez proposer un planning onboarding : 

  • J1 Visite médicale
  • J2 Visite du site et rencontre avec les collaborateurs
  • J3 Meeting avec le top management
  • J4 Dépôt des demandes administratives (visa travail, résidence…)
  • J5 visite guidée de la ville

Dans le processus d’onboarding, il est possible de prévoir le versement d’une avance sur salaire pour supporter les dépenses immédiates.

Faciliter les procédures de déplacement dans le cadre des missions

Tous les déplacements sont soumis à l’accord de l’employeur, responsable de son salarié durant le temps de travail.

La programmation des déplacements peut être générée par une interface ou un document papier. Les étapes restent inchangées : 

  • Création de la demande ;
  • Notification de la validation du manager ;
  • Demande de remboursement.

Dans certaines entreprises, le collaborateur dispose d’un dashboard qui lui permet de visualiser en temps réel ses interactions avec l’entreprise.

Si le déplacement s’opère à l’étranger, le collaborateur se voit attribuer une dotation ou une avance.

Les déplacements peuvent nécessiter l’usage d’un véhicule de l’entreprise ou personnel. Dans ce cas, il est important de préciser quelques points. Le collaborateur qui a signé un contrat de travail incluant l’usage de son véhicule personnel à l’occasion de déplacements professionnels doit s’y soumettre. 

L’employeur peut indiquer dans le guide onboarding les niveaux d’indemnisation kilométrique et les compensations éventuelles pour les frais d’assurance et l’amortissement du véhicule.

Vous pouvez aussi informer le salarié si vous avez des conventions hôtelières avec certains établissements qui réservent à vos collaborateurs des tarifs spéciaux ou des services supplémentaires (navette, aéroport, petit-déjeuner…). Vous évitez ainsi la multiplication des prestataires.

En cas de déplacement par avion, il est important de préciser la politique de l’entreprise : classe économique ou non, bagages supplémentaires…

Gérer les conditions d’octroi d’équipements

À l’arrivée d’un collaborateur, un ensemble de matériels, ordinateur, téléphone, badge lui est attribué contre signature. La mise à disposition d’un service support permet sa bonne exploitation et la restitution d’un matériel en bon état au départ du collaborateur.

Lorsque le besoin n’est pas prévu dans le pack d’arrivée, le collaborateur devra procéder à un achat supplémentaire. 

Vous devez donc familiariser les collaborateurs avec votre politique d’achat afin d’éviter tous risques de surcouts liés à de mauvais achats ou, pire, tout risque de conflit d’intérêts dans le choix des fournisseurs.

Pensez à préciser les domaines d’achats concernés, les achats de conseil, d’architecture ou de professions règlementées peuvent faire l’objet de procédures différentes

Si vous permettez le gré à gré, encadrez bien les cas d’application sinon vous risquez de voir tous vos collaborateurs s’y engouffrer pour échapper aux contraintes légales 

Étape 3 : Préparer le collaborateur à son évaluation professionnelle

L’objectif est de faciliter la compréhension des critères retenus par l’entreprise pour évaluer sa performance et éventuellement celle du service dans lequel il évolue.

Afin d’être équitable, les évaluations sont normées et présentées en toute transparence aux collaborateurs, elles comprennent en général 4 phases que vous pouvez décrire comme suit : 

  1. Autoévaluation par le collaborateur sur l’année écoulée ;
  2. Définition des besoins et objectifs pour l’année à venir ;
  3. Revue de performance par le supérieur hiérarchique ;
  4. Notation et édition du rapport.

Dans cet exercice, il est important de joindre les documents support (objectifs, notation, modèle de rapport) pour permettre au collaborateur de se préparer au mieux aux entretiens, même s’il vient d’arriver.

Étape 4 : Organiser les modalités de suivi et d’évolution du guide d’onboarding

Comme tous les documents de votre entreprise, votre guide d’onboarding doit évoluer en fonction des changements de procédures, notamment en cas d’externalisation d’un service, d’une réorganisation des périmètres ou de la politique RH.

Le système d’évaluation du document peut comporter plusieurs dispositifs : 

  • Formulaire « Boite à idées » ;
  • Comité de révision ;
  • Création d’un indice annuel ;
  • Consultant externe…

Il est possible de répertorier les incidents liés à l’application du guide : bug de l’interface, délai de remboursement trop long, non-respect du RGPD, mauvaise compréhension des directives, dysfonctionnement d’un prestataire…

Étape 5 : Rappeler les ressources clés et annexes

Vous pouvez terminer votre guide en rappelant « qui fait quoi ? » dans les différents services : 

  • Ressources humaines ;
  • Logistique ;
  • Accueil ;
  • IT;
  • Business support…

Les annexes disponibles peuvent être jointes et numérotées en fin de guide : 

Selon la taille du projet et de l’entreprise, vous pouvez ajouter d’autres sections telles que des ressources liées au bienêtre du collaborateur au sein de l’entreprise, aux dispositifs mis en places pour les risques ou aux sanctions existantes.

Othmane Bennis
Auteur et fondateur du blog BuzznessInfo.com, j'écris pour près de 40 000 lecteurs chaque mois, afin de les aider à découvrir comment utiliser l'IA pour automatiser leur croissance et prospérer dans un monde en constante disruption.