Fiche de poste  : modèle et conseils de rédaction

Je vous livre dans cet article un modèle de fiche de poste et des conseils pour sa rédaction afin qu’elle serve vos intérêts de dirigeant et éclaire le collaborateur à intégrer : 

  • Modèle de fiche de poste
  • Préparation et rédaction de la fiche de poste
  • Fiche de poste ou de fonction, quelles différences ?
  • Nos meilleurs conseils pour réussir votre fiche de poste

La fiche de poste décrit avec précision vos attentes en tant que CEO ou DRH en matière de compétences et de périmètres d’activité.

Cet exercice permet de répartir la charge de travail entre les collaborateurs pour garantir la bonne exécution des missions au sein de l’entreprise.

Une bonne fiche de poste inspire la rédaction de votre offre d’emploi, elle évite les quiproquos à l’embauche ou la sélection de mauvais candidats.

Une fiche de poste trop synthétique empêchera le collaborateur d’articuler son travail avec ses collègues directs ou avec les autres services tandis qu’une fiche de poste trop détaillée ou remplie d’évidences peut rebuter le candidat du fait de la charge apparente.

Modèle de fiche de poste

Le modèle de fiche de poste est rédigé sous un format Word afin de faciliter sa réutilisation.

Intitulé du poste

L’intitulé d’un poste revêt une importance pour plusieurs raisons. 

Selon le titre que vous donnez au poste, vous n’aurez pas les mêmes candidats, à titre d’exemple, un sénior ne répondra pas à une annonce “assistant”. 

Par ailleurs, le poste de “Directeur” implique un niveau de responsabilité et d’encadrement, quelle que soit l’entreprise. Il faut donc vous assurer que le collaborateur a saisi l’enjeu de son futur rôle, au-delà de son expertise et de la rémunération.

Lieu de travail

Certains postes nécessitent des déplacements, mais la fiche de poste doit indiquer un lieu officiel

Dans le cas où l’entreprise envoie son collaborateur dans plusieurs pays, c’est le lieu de son intérêt économique principal qui déterminera sa résidence fiscale.

Statut du poste

À ne pas confondre avec le statut professionnel (salarié, fonctionnaire, freelance, intérimaire, contractuel), le statut du poste indique un niveau hiérarchique dans la grille de l’entreprise : employé, agent de maitrise, cadre… 

Ce statut  va impacter la rémunération et les éventuelles primes.

Fourchette de rémunération

Les managers hésitent à renseigner le niveau de rémunération, il est pourtant un élément d’information important. Vous pouvez vous inspirer de ce livre blanc édité par le Groupe Michael Page pour déterminer la fourchette de rémunération.

Le cacher est inutile, il est dans tous les cas négociable et il permet de mesurer le niveau d’implication, de disponibilité ou de responsabilité attendu. Aucun collaborateur ne confirmera sa candidature ou ne signera son contrat sans connaitre sa rémunération.

Opportunité d’évolution

Les collaborateurs s’interrogent fréquemment sur les opportunités à venir en termes d’évolution de carrière. 

La promotion est une occasion d’augmenter sa rémunération mais aussi de progresser professionnellement en termes de management et d’éviter le turnover au sein de l’entreprise.

Organigramme et circuits

En indiquant la position du service dans l’entreprise et du poste dans le service, vous démontrez au futur collaborateur que votre activité professionnelle est organisée, qu’une stratégie managériale existe et qu’il n’aura pas de mauvaise surprise lors de sa prise de fonction.

Vous devez aussi indiquer avec quels autres services le collaborateur devra interagir, tous les collaborateurs n’ont pas une aptitude à collaborer transversalement. Il est important de préciser que le Directeur d’un service peut jouir d’un pouvoir fonctionnel sur le collaborateur d’un autre service si l’ordre de mission le nécessite, même lorsque ce Directeur n’a pas de pouvoir hiérarchique sur le collaborateur en temps normal.

Au niveau de la fiche de poste, les circuits sont indiqués de manière synthétique. Le guide des procédures et des modes opératoires détaille le circuit des activités : parcours client, circuit de paiement, procédures d’achats, de recrutement, de formation…

Missions et capacités

Après avoir décrit la position du collaborateur dans l’entreprise, vous devez définir ses missions et les aptitudes qu’elles requièrent ainsi que l’éventuel contexte particulier dans lequel le collaborateur va évoluer, par exemple, un collègue en télétravail, un déplacement hebdomadaire sur un site, un bureau isolé…

Cette section doit être à la fois précise mais les informations restent factuelles, au collaborateur de juger de leur acceptabilité à la prise de poste. 

Préparation et rédaction de la fiche de poste

Si l’expression du besoin émane du service, la décision de créer ou de modifier un poste revient à la direction, sa rédaction peut être réalisée conjointement par le service demandeur et le service RH pour les questions statutaires.

La création d’un poste au sein d’une entreprise est un projet à part entière.

Motif

Vous pouvez créer un poste parce que vous proposez un nouveau service ou parce que votre activité est en croissance, ou encore parce que la règlementation vous l’impose (sécurité, médicale …). 

A l’image d’un cahier des charges d’appel d’offres, la rédaction du projet de recrutement devra satisfaire toutes les parties  : le service, la direction, les RH, les Finances, la médecine du travail dans certains cas, les moyens généraux pour la création fonctionnelle du poste (ligne téléphonique, identifiant collaborateur, carte cantine, badge…) et le service achat si un aménagement des bureaux est nécessaire (collaborateur PMR, équipements particuliers).

Afin que le collaborateur soit bien intégré, le motif doit satisfaire la stratégie de la direction mais aussi le besoin du service concerné.

Objectifs

Si la majorité des fiches de postes listent les actions à mener, il est aussi possible d’énumérer des objectifs plutôt que des procédures. 

À titre d’exemple, si vous recrutez un coordinateur de formation de niveau-cadre supérieur, sa mission peut consister à élaborer des processus fluides depuis la définition des besoins des apprenants jusqu’aux enquêtes de satisfaction client en passant par la logistique d’apprentissage. 

Ces objectifs, comme les missions,  constituent une référence pour la conduite des évaluations annuelles. 

Formulation

Veillez à traduire vos objectifs dans un vocabulaire commun. 

Par exemple, si vous établissez une fiche de poste pour la gestion des impayés, il est évident que le collaborateur devra utiliser le téléphone donc spécifier “aisance téléphonique” plutôt que “appels téléphoniques”.

De la même façon, un Directeur de la force de vente va encadrer des vendeurs donc expliquer plutôt la plus-value attendue : par exemple la mise en place d’un mode opératoire pour les nouveaux vendeurs ou un nouveau tableau de bord pour le suivi des objectifs.

Fiche de poste et fiche de fonction : quelles différences ?

Même si plusieurs de vos collaborateurs occupent la même fonction (fiche de fonction), ils peuvent être sur des missions différentes (fiches de poste). 

Fiche de fonction

La fiche de fonction fait plutôt référence à la notion de  métier que l’on retrouve dans toutes les entreprises pour les fonctions support ou dans certains secteurs pour les fonctions techniques.  

Fiche de poste

La fiche de poste est une déclinaison individuelle de la fiche métier. Par exemple, chaque vendeur peut avoir une cible, un secteur géographique et une rémunération spécifique qui va impacter sa fiche de poste.

Exemple

Les grandes entreprises éditent en général un guide de leurs métiers, à l’instar du Groupe SUEZ. Chez Suez, le métier d’Ingénieur de recherche fait l’objet d’une fiche standardisée :

Vous pouvez aussi vous inspirer du référentiel métier de Pôle Emploi pour lister les missions dans vos fiches.

Nos meilleurs conseils pour réussir votre fiche de poste ?

Dans cette section, je vous adresse quelques recommandations pour la rédaction d’une fiche de poste claire et efficace.

  • Valoriser les missions du poste par le choix du vocabulaire – par exemple, le vendeur est chargé de “développer son portefeuille” ou de “participer à la croissance du chiffre d’affaires”;
  • Fiche de poste et offre d’emploi, le bon timing : la bonne définition du poste précède la recherche d’un bon collaborateur ;
  • Définissez un titre de poste évocateur en termes de responsabilité et de contenu : un Directeur sera plus attendu sur l’autonomie qu’un exécutant ;
  • Respectez vos obligations d’employeur : vous ne pouvez pas tout écrire dans une fiche de poste, celle-ci doit respecter l’individu
  • Décliner les actions en objectifs : ce même Directeur disposera d’une liberté d’exercice pour déployer son action selon son expertise mais avec l’obligation d’un objectif ;
  • Contrôler le total des pourcentages de charge attribués à chaque mission : pas question d’arriver à un total supérieur à 100, cela vous discrédite ;
  • N’omettez pas les contextes particuliers : il est très désagréable pour un collaborateur de découvrir au moment de la prise de poste qu’il partage sa mission avec un binôme ou que son binôme est à mi-temps ;
  • Prévoyez les obligations légales : certains postes techniques comme les électriciens sont soumis à l’obtention d’une habilitation professionnelle, le collaborateur s’engage alors à suivre les formations pour le renouvellement de son habilitation ;
  • Limiter la fiche de poste à une ou deux pages : une fiche de poste trop précise peut se retourner contre vous si vous omettez des actions. La définition d’objectifs sous-entend les moyens de mise en oeuvre ;
  • Rappeler au futur collaborateur que vous êtes à l’écoute des suggestions d’évolution sur sa fiche de poste, pour accélérer son implication ;
  • Checker avec votre nouvelle recrue la bonne compréhension du contenu de la fiche de poste ;
  • Ne faites pas l’impasse sur l’organigramme, les lacunes dans l’organisation apparaissent très rapidement. Le “qui fait quoi” reste une source de conflit en entreprise. 
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